7. Nemmere processer gennem IT

7.1. Landsskatterettens nuværende IT-system

Landsskatteretten har i dag et velfungerende journal- og dokumenthåndteringssystem. Systemet blev indført i 1999/2000 og har således været i drift i omkring 7 år.

Systemet er karakteriseret ved

• at den fulde sag (alle dokumenter) ligger i papir,
• at alle sagens dokumenter registreres i den elektroniske journal,
• at eksterne dokumenter primært håndteres i papirform,
• at egenproducerede dokumenter ligger både i papir og elektronisk,
• at der eksisterer mere end 200 standardbreve, som automatisk flettes med stamdata fra journalsystemet,
• at systemet er udstyret med styringskoder, som anvendes til statistikformål og til ledelsesinformation,
• at journalsystemet er sammenkoblet med en kendelsesdatabase, som er betydningsfuld i forhold til videndeling.

Det er vurderingen, at systemet skaber sagsunderstøttelse og hermed forenkler sagsbehandlingen. Der er høj grad af brugertilfredshed. Systemet er endvidere karakteriseret ved en høj udnyttelsesgrad blandt medarbejderne, hvor også chefgruppen udnytter de elektroniske faciliteter i forhold til styringen.

Det nuværende system bygger imidlertid på gammel teknologi, og det vil være et omfattende arbejde at opgradere systemet samt udvikle de manglende funktioner. Der er derfor igangsat et arbejde med at udskifte systemet med et nyt ESDH-system.

7.2. Implementering af et nyt ESDH-system

Formålet med implementeringen af ESDH i Landsskatteretten er

• at tage det første store skridt i retning af digital sagsbehandling,
• at understøtte en fleksibel og effektiv sagsbehandling,
• at få bedre muligheder for at håndtere og benytte e-post og elektroniske sagsdokumenter i forbindelse med sagsbehandlingen,
• at få bedre mulighed for elektronisk udveksling af dokumenter med andre myndigheder,
• at skabe mulighed for detaljeret og effektiv sagsstyring, herunder at bidrage med data til koncernens nye klage- og retssagsstatistikker,
• at øge mulighederne for videndeling.

Det nye sagsbehandlingssystem skal således bedst muligt understøtte de forretningsgange, der er internt i Landsskatteretten og i forholdet til rettens samarbejdspartnere, herunder udveksling af elektroniske sagsdokumenter med eksempelvis SKAT.

Landsskatteretten opererer i dag med en sagsbehandling, som er opdelt i veldefinerede faser med tilhørende funktioner. Det vurderes, at sagsbehandlingen med tilhørende faser og funktioner kan understøttes fuldt ud i en standard version af Captia. Tilpasninger bør koncentreres om tilretninger af brugerinterfacet for at imødekomme kravet om brugervenlighed.

Det nye ESDH-system forventes endeligt implementeret i første kvartal 2008.

7.3. Organisation og proces

Der er nedsat en intern projektgruppe i Landskatteretten, som er sammensat med repræsentanter fra de enkelte medarbejdergrupper og IT. Projektgruppen er suppleret af rettens brugergruppe med repræsentanter fra alle fagkontorer og medarbejdergrupper.

Herudover er der nedsat en følgegruppe med repræsentanter fra både Lands­­skatteretten, Skatteministeriets departement og SKAT. Denne følgegruppe mødes jævnligt, både på et overordnet (styrende) plan og på et teknisk/koordinerende niveau.

Undervejs i processen har Landsskatterettens projektgruppe været i dialog med en lang række offentlige myndigheder omkring deres erfaringer med implementeringen af ESDH-systemer. Herudover har der været kontakt til forskellige leverandører. Der har også været afholdt en workshop med CSC, hvor også Ankenævnssekretariatet havde en repræsentant med. Formålet med workshoppen var blandt andet at få afklaret, om de ønsker og krav Landsskatteretten har til et ESDH-system kan rummes i en tilpasset version af Captia, eller om det er nødvendigt at få udviklet en egentlig sagsbehandlingsoverbygning. Her er det CSCs vurdering, at nyeste version af Captia (version 4.1 i) kan tilpasses Landsskatterettens krav uden en egentlig selvstændig overbygning.

7.4. Klageportal

Det er planen at supplere ESDH-systemet med en klageportal, hvor borgere og virksomheder får mulighed for elektronisk at indgive en klage til Lands­skatteretten. Klager oprettet via klageportalen skaber automatisk en sag i ESDH-systemet. På klageportalen er der mulighed for at hjælpe klageren med at indgive en korrekt og fyldestgørende klage og på den måde lette sagsoprettelsen og den efterfølgende sagsbehandling.

Udformningen af klageportalen med hjælpetekster osv. skal tilpasses de forskellige brugere, f.eks. professionelle repræsentanter, private borgere mv. Herudover planlægges en integration til CPR og CVR således, at oplysninger om navn, adresse mv. automatisk kan hentes, hvis der logges ind med en digital signatur.

Klageportalen kan efterfølgende udvides med integration til SKATs systemer og evt. mulighed for at klageren kan følge sin egen sag ”online” (adgang til egne data).

Klageportalen forventes implementeret samtidig med ESDH-systemet i første kvartal 2008.

Figur 7.1. Skematisk oversigt over opbygning af klageportal

7.5. Teknologi

Teknologisk satses der på samme platform (Captia), som både SKAT og Departementet anvender. IT-arkitekturmæssigt foreslås Landsskatteretten koblet på SKATs kommende Enterprise Service BUS for på den måde at blive en del af SKATs serviceorienterede arkitektur. Dette vil på sigt give en række fordele i forhold til udvikling og deling af forskellige services.

Figur 7.2. Eksempel på opbygning af IT-arkitektur med opkobling af Landsskatteretten på SKATs Serviceorienterede Arkitektur (SOA)

7.6. Påvirkning af sagsbehandlingstiden

Implementeringen af ESDH-systemet og klageportalen understøtter bestræbelserne på at nedbringe sagsbehandlingstiden i Landsskatteretten.

Erfaringsmæssigt er det ressourcekrævende at overgå til et nyt system. På kort sigt kan implementeringen af et ESDH-system derfor have en negativ indflydelse på sagsbehandlingstiden.