3. Regelsæt for sagsbehandlingstid

3.1. Regelsæt

Der findes ingen generelle lovregler om offentlige myndigheders sagsbehandlingstider.

Sagsbehandlingstider er et vigtigt tema for så vidt angår god forvaltningsskik, hvilket blandt andet afspejler sig i et større antal udtalelser fra Folketingets Ombudsmand om emnet. Ikke desto mindre har man fra lovgivers side valgt at lade området forblive ulovreguleret. Om baggrunden herfor kan der henvises til nedenstående uddrag af Justitsministeriets vejledning til forvaltningsloven.

Af Justitsministeriets vejledning nr. 11740 af 4. december 1986, pkt. 205-208, fremgår følgende om sagsbehandlingstid:

”205. Forvaltningsloven indeholder ikke generelle regler om sagsbehandlingstiden. Baggrunden herfor er bl.a., at de opgaver, der udføres af den offentlige forvaltning, er af så forskellig karakter og omfang, at det ikke vil være muligt i en lov, der skal gælde for hele den offentlige forvaltning, at fastsætte bestemte regler for sagsbehandlingstiden, som med rimelighed vil kunne håndhæves ved domstolene.

Derimod kan der på baggrund af folketingets ombudsmands udtalelser om, hvad der med hensyn til sagsbehandlingstiden må antages at følge af almindelig god forvaltningsskik, gives nogle vejledende regler om sagsbehandlingens tilrettelæggelse, herunder om underretning til den, der er part i en sag, om den forventede sagsbehandlingstid.

Ombudsmanden har i nogle afgørelser også peget på, at myndighederne med henblik på at sikre, at sager ikke henligger i længere tid, inden afgørelse træffes, og at sager ikke bliver glemt og derfor ikke afgjort, bør oprette tilstrækkeligt effektive erindringssystemer. 

206. Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.

207. Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt.

208. Rykkerskrivelser fra den, der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares med det samme. Besvarelsen bør indeholde oplysning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.”

Af Justitsministeriets cirkulæreskrivelse om mål for hurtig sagsbehandling fra 1997, fremgår det, at det er et grundlæggende krav til forvaltningen, at afgørelser skal træffes så hurtigt, som det er muligt og forsvarligt. Det henstilles, at de enkelte ministerier, styrelser mv. opstiller målsætninger for, hvor hurtigt man vil tilstræbe at behandle sager, hvor forvaltningen skal træffe afgørelser i forhold til borgerne. Endvidere bør de statslige myndigheder udarbejde en oversigt over de opstillede mål for sagsbehandlingstider og gøre oversigten offentlig tilgængelig.

Formålet med opstilling, registrering og offentliggørelse af mål og målinger på sagsbehandlingstider er

• at fastholde fokus på udviklingen i sagsbehandlingstiden og forpligte medarbejdere og ledere på egne mål,
• nødvendig ledelsesinformation i forhold til den løbende styring af en institutions samlede sagsbehandling,
• at give borgere og virksomheder en idé om, hvornår de kan forvente svar på en given sag samt at afstemme borgere og virksomheders forventninger til sagsbehandlingstiden.

Der er ikke fastsat generelle lovregler om Landsskatterettens sagsbehandlingstider.

Der findes dog enkelte eksempler på, at der er fastsat særlige regler for sagsbehandlingstiden i Landsskatteretten.

Af Landsskatterettens forretningsordens § 25, stk. 2, fremgår det således, at klager på inddrivelsesområdet ikke har opsættende virkning, og Landsskatteretten skal derfor afgøre klagen inden 1 måned, medmindre der forligger særlige omstændigheder. Fristen regnes fra det tidspunkt, hvor sagen foreligger fuldt oplyst, dvs. efter indhentelse af eventuelle yderligere oplysninger til brug for sagsbehandlingen og eventuel partshøring.

En anden specialbestemmelse findes i konkursskattelovens § 15, stk. 4. Efter denne bestemmelse kan en afgørelse fra told- og skatteforvaltningen, der pålægger et konkursbo skattepligt, påklages af bostyret eller skyldneren, jf. skatteforvaltningslovens § 11, stk. 1, nr. 1, og § 40, stk. 1. Foreligger Landsskatterettens afgørelse om, at skattepligten skal fastholdes, ikke senest 3 måneder efter klagens modtagelse, bortfalder skattepligten.

I skatteforvaltningslovens § 48, stk. 2, er der desuden indsat en overspringsregel. Overspringsreglen giver klageren mulighed for at indbringe en sag for domstolen, såfremt der er gået seks måneder, og Landsskatteretten ikke har truffet afgørelse.

3.2. Ombudsmandens udtalelser

Folketingets Ombudsmand har udtalt sig om sagsbehandlingstider og effektive sagsgange i en række beretninger.

Af FOU nr. 03.233 fremgår det f.eks. således:

”Der er ikke i forvaltningsloven fastsat generelle bestemmelser om myndighedernes sagsbehandlingstid. Spørgsmålet om på hvilket tidspunkt en myndighedssagsbehandlingstid overskrider det acceptable, kan derfor ikke besvares generelt.

Ved vurderingen af en myndigheds sagsbehandlingstid må man ud over den absolutte sagsbehandlingstid tage andre forhold i betragtning, herunder sagens karakter, omfanget af de undersøgelser myndigheden skal foretage, den sædvanlige sagsbehandlingstid samt de løbende ekspeditioner i sagen.”

I den konkret sag mente ombudsmanden, at det var særdeles kritisabelt, at et statsfængsel var mere end to år og to måneder om at træffe afgørelse i en sag, og at statsfængslet ikke i denne periode holdt klageren underrettet om sagens behandling. Fængslet havde i løbet af de to år og to måneder modtaget fire rykkere fra klageren og adskillige henvendelser og rykkere fra Direktoratet for Kriminalforsorgen.

3.3. Rigsrevisionen

Af Statsrevisorernes beretning nr. 11/ 5 om sagsbehandlingstider i 6 statslige nævn, fremgår følgende:

”Om en given sagsbehandlingstid er for lang, afhænger af en konkret vurdering, hvor der også tages andre forhold i betragtning såsom sagens karakter, omfanget af de undersøgelser, myndigheden skal foretage, den sædvanlige sagsbehandlingstid, de løbende ekspeditioner i sagen samt myndighedens resurser sammenholdt med antallet af sager.”

3.4. Generelle undersøgelser

Den seneste samlede undersøgelse af den statslige sagsbehandlingstid er fra 2001, jf. ”Sagsbehandlingstider i staten”, Finansministeriet 2003.

Af undersøgelsen fremgår det blandt andet, at sagstyper, hvor der indgår høring af andre myndigheder, eksperter eller parter, har en markant længere sagsbehandlingstid end andre sager. Det er den myndighed, der som udgangspunkt modtager og behandler sagen, som er ansvarlig for at tilrettelægge høringsprocessen, så høringen ikke tager længere tid end højst nødvendigt.

I rapporten anbefales det, at hver enkelt institution, der har sagstyper, hvor der indgår høring, hver især overvejer, om det for de enkelte sagstyper er muligt at nedbringe den tid, der går til høring. En mulighed er at anvende en rykkerprocedure til at nedbringe høringstiden. Undersøgelsen viser, at der for 35 pct. af sagstyperne ikke findes en rykkerprocedure.

Understøttelse af sagsbehandlingen med elektronisk sags- og dokumenthåndtering giver bedre kvalitet af sagsbehandlingen ifølge institutionernes vurdering. Undersøgelsen underbygger antagelsen om, at effekten af ESDH og anden digital forvaltning er størst, når indførelsen er ledsaget af analyser og omlægninger af arbejdsgange og organisation.

Opstilling af mål for og anvendelsen af løbende målinger af sagsbehandlingstid er blevet betydeligt mere udbredt i staten. I 2001 var der opstillet forskellige typer af mål for sagsbehandlingstid for 85 pct. af de undersøgte sagstyper i staten.

2/3 af de undersøgte sagstyper i 2001 var omfattet af enten en resultatkontrakt, direktørkontrakt eller en intern kontrakt. Sagstyper omfattet af kontrakter har generelt en kortere gennemsnitlig sagsbehandlingstid end sagstyper, der ikke er opstillet mål for i en kontrakt.

Det er blevet mere almindeligt med løbende målinger af sagsbehandlingstider i staten. I 2001 blev der foretaget løbende målinger af 61 pct. af sagstyperne. Det er en fordobling i forhold til 1996.

Opstilling af mål og løbende målinger af sagsbehandlingstider blev i undersøgelsen set som en forudsætning for at arbejde målrettet med sagsbehandlingstider. I rapporten blev det anbefalet, at de statslige institutioner overvejer, hvordan de yderligere kan gøre brug af mål og målinger af sagsbehandlingstid.

Ifølge rapporten handler en effektiv og kort sagsbehandlingstid også om arbejdets tilrettelæggelse og regelsættets kompleksitet.

Langt størstedelen af alle sagstyper i undersøgelsen behandles af én enhed alene (2/3-dele af alle sagstyper). I nogle tilfælde er der taget højde for spidsbelastningssituationer, hvor medarbejdere fra andre enheder kan inddrages i sagsbehandlingen (1/3-del af sagstyperne).

I rapporten anbefales de enkelte institutioner at overveje, om de i tilstrækkelig grad udnytter mulighederne for en mere fleksibel sagsbehandling.

I rapporten understreges det, at nedbringelse af sagsbehandlingstiden ikke må gå udover sagsbehandlingens kvalitet. Én måde at sikre kvaliteten i sagsbehandlingen på er at opstille konkrete og operationelle mål for kvalitet.

Rapporten konkluderer, at de statslige institutioner kan blive bedre til at anvende mål for og målinger af sagsbehandlingstid – og at selvbetjeningsløsninger på internettet ikke er særlig udbredt i staten. I undersøgelsen identificeres ligeledes faktorer af betydning for kvalitet og sagsbehandlingstid. Den pegede endvidere også på betydning af regelgrundlaget, og at det var blevet mere omfattende for hver fjerde sagstype siden 1996.

3.5. Konklusion

Som det fremgår af ovennævnte gennemgang, findes der ingen generelle lovregler om offentlige myndigheders sagsbehandlingstider og således heller ikke om Landsskatterettens sagsbehandlingstider.

Hvorvidt en given sagsbehandlingstid må anses for at have været længere end almindelig god forvaltningsskik tilsiger, afhænger af de konkrete omstændigheder.

Ved vurderingen heraf indgår foruden selve sagsbehandlingstiden også myndighedens ressourcer sammenholdt med antallet af sager, den sædvanlige sagsbehandlingstid, sagens karakter, omfanget af de undersøgelser, myndighederne skal foretage og de løbende ekspeditioner.